Ciclo PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT ) é um método de gestão de quatro fases, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e solução de problema. Foi criado por Walter A. Shewart, mas ele se tornou conhecido pela divulgação feita pelo William Edward Deming, um dos gurus da gestão de qualidade. Pode ser utilizada em qualquer ramo de atividade, para alcançar um nível de gestão melhor a cada dia.
Vamos explorar mais sobre este método?
OBJETIVO DO MÉTODO
Seu principal objetivo é tornar os processos da gestão de uma empresa mais eficientes. O método te faz entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. O ciclo PDCA é método simples, mas altamente eficiente para garantir a execução de tudo que foi planejado.
COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?
Cada vez que “rodamos” o ciclo PDCA, ou seja, que todas as etapas de planejamento, execução do plano, verificação e ação são implementadas para melhorias no processo, contribui para que cada processo se desenvolva da melhor maneira possível.
O ciclo segue a ordem proposta pela sigla. Inicia-se pelo “Plan – Planejamento”: momento em que você deve focar na parte estratégica, levantando informações, observando o problema e analisando as causas. Após esta análise, crie indicadores, estabeleça uma meta e planeje as ações a serem tomadas para bloquear as causas. Próximo passo parte-se para a prática.
O “Do – Fazer”: executar exatamente conforme o planejado. Após executar, deve ser “Verificado – Check”: é neste momento que as ações são avaliadas e identificar se as ações foram eficientes. Caso sim, passe para o próximo passo. Caso contrário, volte para a etapa Planejamento para observar novamente o problema. Última etapa do método “A – Ação ou um Ajuste”: tomar as ações corretivas de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas. Meta atingida, finalizar os ajustes, padronizar, comunicar as alterações e treinar os envolvidos no processo.
Método PDCA aplicado à operação de Segurança Privada
P
É realizado um diagnóstico, o mapeamento das áreas de proteção, para eliminar, reduzir riscos e ameaças aos nossos clientes. Identificar perigos e avaliar os riscos para que as medidas de controle sejam praticadas para buscar uma solução. Diagnóstico feito, descrever as atividades (procedimentos operacionais) na Instrução de Trabalho (IT), fornecer treinamento adequado para que os envolvidos tenham domínio sobre o processo de segurança e procedimentos operacionais adotados. Para que cada integrante da equipe saiba o que se espera dele, especificando quais são as suas atribuições e metas.
D
Executar as atividades conforme a Instrução de trabalho. Fazer o acompanhamento contínuo das ações por meio de relatórios ou reuniões com os gestores responsáveis pelo andamento do projeto.
C
Comparação da execução com o planejamento estabelecido. Verificar se as atividades planejadas estão sendo cumpridas através dos indicadores. Identificar as falhas cometidas durante todos os passos anteriores, se houver, volte para a etapa Planejamento para observar novamente o problema e identificar a causa real. Ocorrendo conforme o planejado, deve seguir para o próximo passo “A” – processo de padronização.
A
A última fase do ciclo PDCA trata de ajustes do percurso. Atingindo o objetivo, padronizar o processo, para prevenir o reaparecimento do problema e treinar os envolvidos.
ERROS COMUNS
P
1 – Metas mal estabelecidas;
2 – Baixo grau de informação e histórico do problema e não observação in loco;
3 – Análises baseadas na experiência e pouco científicas. Partem direto para a solução;
4 – Soluções caras com baixo grau de resolução. Não esqueça, a priorização é financeira.
D
5 – Os seres humanos são PROCRASTINADORES; se não houver cobrança, acompanhamento, a EXECUÇÃO não evolui.
6- Aprenda executando as coisas, seja simples e prático.
C
7 – Registre a realidade. Pior do que não medir é medir errado.
A
8- Não comunicar os fracassos ou sucessos para a equipe.
9- Não reconhecer o devido mérito e providenciar o redirecionamento nos erros.
Há mais de 10 anos a STV SEGURANÇA utiliza o método PDCA de forma preventiva para a identificação de possíveis melhorias nos processos e solução de problemas. Ao aplicar o método, foi possível identificar que melhora a gestão da operação, tornando os processos mais ágeis, além de proporcionar uma melhor orientação sobre o que precisa ser feito em cada área, para melhorar os resultados, de forma estruturada e consequentemente aumentar a satisfação do cliente.