A tríade para uma vida mais organizada e produtiva

“Um belo dia resolvi mudar e fazer tudo que eu queria fazer…”

Inicio essa nossa conversa com um trecho da música “Agora só falta você”, famosa na voz da Rita Lee, relatando o dia em que a minha vida verdadeiramente mudou.

Como sempre, acordei estressada, cansada e tendo que terminar os trabalhos que ficaram pendentes do dia anterior, pois não conseguia dar conta de tudo que tinha para fazer, mesmo fazendo horas extras. Estava sempre com a caixa de e-mails cheia e desorganizada. Na empresa sempre apagando incêndio e participando de reuniões longas e desnecessárias, que não agregavam valor em nada.

Estava frustrada, porque nunca sobrava tempo para fazer o que eu realmente queria, como o curso do meu interesse, ir para a academia, passar mais tempo com a família e amigos. Já tinha utilizado algumas ferramentas como agenda, listar as tarefas do dia, da semana, até do mês, mas nada foi eficaz. Deixava-me ainda mais desanimada, pois ficavam evidentes as tarefas que havia me proposto a fazer e que não havia conseguido.

Até que um dia me apresentaram a metodologia Tríade do Tempo e, desde que comecei  aplicá-la, a minha vida ficou mais tranquila e tudo mudou.

Eu senti a necessidade de mudar e me organizar, para que pudesse ter uma vida mais tranquila. Estava em busca de métodos que pudesse otimizar o meu tempo e melhorar a minha performance. Encontrar ferramentas que me ensinasse a priorizar as atividades a serem realizadas. Deixar de trabalhar mais em cima das tarefas urgentes e das circunstanciais e me dedicar melhor às tarefas importantes. Pois a desorganização no fluxo de trabalho diminui a produtividade e causa perda na qualidade de produtos/serviços.

Sempre soube que ter um bom gerenciamento da rotina é fundamental para melhorar o desempenho e resultados operacionais, mas não sabia de que forma deveria ser feito. Já que o tempo sempre será o mesmo, o dia sempre terá 24h e o que devia aprender era administrar melhor o tempo para que tivesses um melhor aproveitamento.

Foi quando a minha colega de trabalho me falou que tinha lido o livro A Tríade do Tempo.

O Livro fala sobre como administrar o tempo, organizar a vida e aumentar a produtividade. O conceito de Tríade do Tempo foi criado pelo próprio autor do livro, Christian Barbosa. Um dos maiores especialistas no assunto produtividade do País. Ele reuniu conceitos práticos, simples e comprovados por pesquisas e criou essa metodologia.

As esferas da Tríade

O autor divide nossas atividades em 3 grandes esferas que, juntas, compõem a forma que compomos o nosso tempo: Importantes, Urgentes e Circunstanciais. Segundo Christian, o equilíbrio dessas categorias está diretamente relacionado à nossa qualidade de vida. O autor nos faz repensar como temos distribuído nosso tempo e nos ajuda a ter melhores resultados nessas três esferas.

O primeiro passo é identificar a nossa própria tríade. Fazer um diagnóstico da rotina, identificar onde ela está fraca e o que pode ser feito, para depois em seguida aplicar o método. Ele disponibiliza um teste no livro para podermos analisar a porcentagem dedicada a cada esfera da Tríade do tempo.

Normalmente a maioria das pessoas que não utilizam uma metodologia de administração pessoal possui a esfera da urgência maior.

Significado de cada esfera

Importantes: tarefas que trazem resultados e fazem diferença em sua vida;

Urgentes: são as tarefas que surgem em cima da hora e geram estresse. Precisam ser feitas naquele momento e tem consequências negativas caso não as realize. Interrompem o seu dia e atrasam o que realmente deveriam ser feito;

Circunstanciais: são as atividades que não se encaixam em nenhuma das anteriores e não geram grandes benefícios. São tarefas desnecessárias, importante para as outras pessoas e nunca para você. Tarefas que não trazem resultado. Coisas que fazemos em excesso e nos levam a perder tempo desnecessariamente.

A Tríade ideal é quando a esfera da importância é a maior de todas. Mas a grande maioria das pessoas tem as esferas da urgência e circunstâncias maiores que a da importância.

Como podemos diminuir as urgências que dominam nosso dia a dia?

O primeiro passo é estabelecer uma métrica para definir o que é realmente urgente.

Comecei listando todas as minhas tarefas e depois me perguntando em relação a cada uma delas:

Porque esta atividade foi urgente?

Como eu poderia ter prevenido a urgência dessa atividade?

Que atividades poderia planejar para evitar essa urgência?

Posso delegar essa atividade?

Essas são uma das sugestões que o livro oferece para transformar uma atividade que era urgente, em uma tarefa importante prevenindo, assim, que a urgência aconteça novamente.

E a melhor maneira de prevenir as urgências é o planejamento.

Abaixo, algumas outras dicas do livro para você diminuir a esfera da urgência

  • Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes e, individualmente ou com sua equipe, aja para reduzir os riscos,
  • Quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas práticas para evitar que ela apareça de novo nessa esfera;
  • Se possível, tente delegar a urgência a alguém que possa ajudá-lo;
  • Aja imediatamente diante da urgência, não deixe que ela se transforme em uma catástrofe;
  • Resolva sua urgência e reveja suas prioridades do dia para não ficar sobrecarregado.

E como mensagem final do livro, ele fala que devemos assumir a responsabilidade por nossa vida e começar a transformar a nossa tríade na ideal! Assumir uma postura mais assertiva e proativa, agir para conseguir o que desejamos e ter confiança no que fazemos.

Ciclo PDCA

Ciclo PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT ) é um método de gestão de quatro fases, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e solução de problema. Foi criado por Walter A. Shewart, mas ele se tornou conhecido pela divulgação feita pelo William Edward Deming, um dos gurus da gestão de qualidade. Pode ser utilizada em qualquer ramo de atividade, para alcançar um nível de gestão melhor a cada dia.

Vamos explorar mais sobre este método?

OBJETIVO DO MÉTODO

Seu principal objetivo é tornar os processos da gestão de uma empresa mais eficientes. O método te faz entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. O ciclo PDCA é método simples, mas altamente eficiente para garantir a execução de tudo que foi planejado.

COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?

Cada vez que “rodamos” o ciclo PDCA, ou seja, que todas as etapas de planejamento, execução do plano, verificação e ação são implementadas para melhorias no processo, contribui para que cada processo se desenvolva da melhor maneira possível.

O ciclo segue a ordem proposta pela sigla. Inicia-se pelo “PlanPlanejamento”: momento em que você deve focar na parte estratégica, levantando informações, observando o problema e analisando as causas. Após esta análise, crie indicadores, estabeleça uma meta e planeje as ações a serem tomadas para bloquear as causas. Próximo passo parte-se para a prática.
O “Do – Fazer”: executar exatamente conforme o planejado. Após executar, deve ser “Verificado – Check”: é neste momento que as ações são avaliadas e identificar se as ações foram eficientes. Caso sim, passe para o próximo passo. Caso contrário, volte para a etapa Planejamento para observar novamente o problema. Última etapa do método “A – Ação ou um Ajuste”: tomar as ações corretivas de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas. Meta atingida, finalizar os ajustes, padronizar, comunicar as alterações e treinar os envolvidos no processo.

Método PDCA aplicado à operação de Segurança Privada

P

É realizado um diagnóstico, o mapeamento das áreas de proteção, para eliminar, reduzir riscos e ameaças aos nossos clientes. Identificar perigos e avaliar os riscos para que as medidas de controle sejam praticadas para buscar uma solução. Diagnóstico feito, descrever as atividades (procedimentos operacionais) na Instrução de Trabalho (IT), fornecer treinamento adequado para que os envolvidos tenham domínio sobre o processo de segurança e procedimentos operacionais adotados. Para que cada integrante da equipe saiba o que se espera dele, especificando quais são as suas atribuições e metas.

D

Executar as atividades conforme a Instrução de trabalho. Fazer o acompanhamento contínuo das ações por meio de relatórios ou reuniões com os gestores responsáveis pelo andamento do projeto.

C

Comparação da execução com o planejamento estabelecido. Verificar se as atividades planejadas estão sendo cumpridas através dos indicadores.  Identificar as falhas cometidas durante todos os passos anteriores, se houver, volte para a etapa Planejamento para observar novamente o problema e identificar a causa real. Ocorrendo conforme o planejado, deve seguir para o próximo passo “A” – processo de padronização.

A

A última fase do ciclo PDCA trata de ajustes do percurso. Atingindo o objetivo, padronizar o processo, para prevenir o reaparecimento do problema e treinar os envolvidos.

 

ERROS COMUNS

P

1 – Metas mal estabelecidas;

2 – Baixo grau de informação e histórico do problema e não observação in loco;

3 – Análises baseadas na experiência e pouco científicas. Partem direto para a solução;

4 – Soluções caras com baixo grau de resolução. Não esqueça, a priorização é financeira.

D

5 – Os seres humanos são PROCRASTINADORES; se não houver cobrança, acompanhamento, a EXECUÇÃO não evolui.

6- Aprenda executando as coisas, seja simples e prático.

C

7 – Registre a realidade. Pior do que não medir é medir errado.

A

8- Não comunicar os fracassos ou sucessos para a equipe.

9- Não reconhecer o devido mérito e providenciar o redirecionamento nos erros.

Há mais de 10 anos a STV SEGURANÇA utiliza o método PDCA de forma preventiva para a identificação de possíveis melhorias nos processos e solução de problemas. Ao aplicar o método, foi possível identificar que melhora a gestão da operação, tornando os processos mais ágeis, além de proporcionar uma melhor orientação sobre o que precisa ser feito em cada área, para melhorar os resultados, de forma estruturada e consequentemente aumentar a satisfação do cliente.

Funcionário Destaque – Programa de reconhecimento do Funcionário

A STV valoriza seus talentos e investe no desenvolvimento de seus funcionários. Acreditamos que possuir equipes altamente qualificadas é o nosso diferencial competitivo, pois consideramos que o conhecimento agrega valor tanto para os funcionários, quanto para a manutenção do negócio.

Uma das formas que a STV adotou para reconhecer o trabalho do seu funcionário é valorizando o seu desempenho profissional. Trabalhamos com o programa “Funcionário Destaque”, onde são analisadas suas contribuições e esforços e como incentivo o funcionário recebe um prêmio e um certificado.

Faz parte desse programa, divulgar a notícia do destaque nas redes sociais em que a empresa participa. Pois acreditamos que assim irá estimular aos demais funcionários, encorajando-o a realizar um trabalho bem-feito, através do exemplo. É fato que todos precisamos ver os nossos esforços recompensados, para nos sentirmos valorizados. O profissional que se sente reconhecido é um trabalhador mais satisfeito. O reconhecimento é uma das formas mais eficazes de motivar os colaboradores.

Funcionário Destaque mês de Dezembro

RONALDO CAMBOIM LIMA

THIAGO DE OLIVEIRA SILVA

 

Desenvolvimento da Liderança

Desenvolver a liderança é uma tarefa que exige identificar e desenvolver competências capazes de criar oportunidades de negócios e gerar resultados. E o líder precisa estar desenvolvido estrategicamente conforme os objetivos da empresa. Para montarmos times de alto desempenho, o Grupo STV conta com uma cultura de desenvolvimento de competências, pois almejamos alcançar sempre a excelência.

Recentemente realizamos o Treinamento de Liderança de Resultado com Gestores de equipe. O objetivo deste curso é desenvolver a habilidade de realizar diagnóstico, acordos e flexibilizar o estilo de liderança, aprimorando a aplicação da metodologia e diretrizes do Grupo STV- SEGURANÇA.

Em parceria com a SIMBRASIL, a Universidade Corporativa – STV realiza o treinamento na modalidade blended learning. Trata-se de um aprendizado que mescla a modalidade presencial e a distância. Essa estratégia de treinamento visa diminuir os custos, tempo e diversificação das formas de aprendizagem pois permite na modalidade EaD que o colaborador siga o seu ritmo de estudo.

O treinamento de Liderança de Resultado fornece as ferramentas e métodos que um gestor necessita para assumir os desafios para liderar suas equipes e gerenciar processos. A fim de reduzir o turnover, alavancar a produtividade e melhorar a satisfação dos funcionários.

Temos o entendimento de que o líder precisa influenciar as escolhas da equipe, ajudá-los a alcançar os seus objetivos e inspirá-los.

Ao participar do treinamento de Liderança de Resultado, os nossos líderes terão mais facilidade para reconhecer seu estilo de liderança e aprender, entre outros pontos, como inovar e estimular a inovação com a sua equipe. Com esse treinamento a STV ainda garante que seus negócios tenham um norte e que todos os líderes estejam alinhados com os valores organizacionais.

Abaixo segue o relato de um dos Gestores que participou do treinamento de Liderança de Resultado:

“Estava com uma expectativa enorme em fazer o curso de Liderança de Resultado, com o andamento do curso e todo conhecimento repassado pela equipe de professores tenho a absoluta certeza que significou muito para o meu crescimento pessoal e profissional, onde me dedicarei em aplicar o conhecimento adquirido com a minha equipe transformando em resultado para empresa, satisfação e excelência para nossos clientes.”

  John Sampaio – Gestor de Equipe Operacional

 

2,3% dos funcionários da STV ocupam o cargo de Gestores de Equipe. Sendo 6% deste quadro promovidos neste ano de 2017.

Universidade Corporativa STV é focada no desenvolvimento de competências e capacitação das lideranças, promovendo condições de aprendizado constante para o atingimento de metas, formando líderes comprometidos com a qualidade.

A Agenda do Líder de Resultados

Uma das literaturas adotadas pela STV- SEGURANÇA é o livro “O Verdadeiro Poder”? do autor Vicente Falconi. Neste livro ele fala  que um bom líder deve conseguir resultados por meio das pessoas, logo o líder deve investir um tempo substancial no desenvolvimento do seu time.

Partindo de sua definição de liderança: “Liderar é bater metas consistentemente, com o time fazendo certo“, ele desenvolveu o Conteúdo da Liderança, em uma listagem de itens, chamada de Agenda do Líder. A STV-SEGURANÇA adaptou o conteúdo às suas necessidades conforme relato abaixo.

 

Falconi ressalta que nem sempre é de simples implementação, que levam um tempo para serem conseguidas e é por isso que a liderança deve ser cultivada. Diz que o líder é o único agente de mudanças na organização e que a implantação e a mudança são indelegáveis. E que esta mudança vem por meio da capacitação dos liderados, papel essencial do líder.

Fonte: O Verdadeiro Poder, Vicente Falconi, 2009, Ed. INDG