A tríade para uma vida mais organizada e produtiva

“Um belo dia resolvi mudar e fazer tudo que eu queria fazer…”

Inicio essa nossa conversa com um trecho da música “Agora só falta você”, famosa na voz da Rita Lee, relatando o dia em que a minha vida verdadeiramente mudou.

Como sempre, acordei estressada, cansada e tendo que terminar os trabalhos que ficaram pendentes do dia anterior, pois não conseguia dar conta de tudo que tinha para fazer, mesmo fazendo horas extras. Estava sempre com a caixa de e-mails cheia e desorganizada. Na empresa sempre apagando incêndio e participando de reuniões longas e desnecessárias, que não agregavam valor em nada.

Estava frustrada, porque nunca sobrava tempo para fazer o que eu realmente queria, como o curso do meu interesse, ir para a academia, passar mais tempo com a família e amigos. Já tinha utilizado algumas ferramentas como agenda, listar as tarefas do dia, da semana, até do mês, mas nada foi eficaz. Deixava-me ainda mais desanimada, pois ficavam evidentes as tarefas que havia me proposto a fazer e que não havia conseguido.

Até que um dia me apresentaram a metodologia Tríade do Tempo e, desde que comecei  aplicá-la, a minha vida ficou mais tranquila e tudo mudou.

Eu senti a necessidade de mudar e me organizar, para que pudesse ter uma vida mais tranquila. Estava em busca de métodos que pudesse otimizar o meu tempo e melhorar a minha performance. Encontrar ferramentas que me ensinasse a priorizar as atividades a serem realizadas. Deixar de trabalhar mais em cima das tarefas urgentes e das circunstanciais e me dedicar melhor às tarefas importantes. Pois a desorganização no fluxo de trabalho diminui a produtividade e causa perda na qualidade de produtos/serviços.

Sempre soube que ter um bom gerenciamento da rotina é fundamental para melhorar o desempenho e resultados operacionais, mas não sabia de que forma deveria ser feito. Já que o tempo sempre será o mesmo, o dia sempre terá 24h e o que devia aprender era administrar melhor o tempo para que tivesses um melhor aproveitamento.

Foi quando a minha colega de trabalho me falou que tinha lido o livro A Tríade do Tempo.

O Livro fala sobre como administrar o tempo, organizar a vida e aumentar a produtividade. O conceito de Tríade do Tempo foi criado pelo próprio autor do livro, Christian Barbosa. Um dos maiores especialistas no assunto produtividade do País. Ele reuniu conceitos práticos, simples e comprovados por pesquisas e criou essa metodologia.

As esferas da Tríade

O autor divide nossas atividades em 3 grandes esferas que, juntas, compõem a forma que compomos o nosso tempo: Importantes, Urgentes e Circunstanciais. Segundo Christian, o equilíbrio dessas categorias está diretamente relacionado à nossa qualidade de vida. O autor nos faz repensar como temos distribuído nosso tempo e nos ajuda a ter melhores resultados nessas três esferas.

O primeiro passo é identificar a nossa própria tríade. Fazer um diagnóstico da rotina, identificar onde ela está fraca e o que pode ser feito, para depois em seguida aplicar o método. Ele disponibiliza um teste no livro para podermos analisar a porcentagem dedicada a cada esfera da Tríade do tempo.

Normalmente a maioria das pessoas que não utilizam uma metodologia de administração pessoal possui a esfera da urgência maior.

Significado de cada esfera

Importantes: tarefas que trazem resultados e fazem diferença em sua vida;

Urgentes: são as tarefas que surgem em cima da hora e geram estresse. Precisam ser feitas naquele momento e tem consequências negativas caso não as realize. Interrompem o seu dia e atrasam o que realmente deveriam ser feito;

Circunstanciais: são as atividades que não se encaixam em nenhuma das anteriores e não geram grandes benefícios. São tarefas desnecessárias, importante para as outras pessoas e nunca para você. Tarefas que não trazem resultado. Coisas que fazemos em excesso e nos levam a perder tempo desnecessariamente.

A Tríade ideal é quando a esfera da importância é a maior de todas. Mas a grande maioria das pessoas tem as esferas da urgência e circunstâncias maiores que a da importância.

Como podemos diminuir as urgências que dominam nosso dia a dia?

O primeiro passo é estabelecer uma métrica para definir o que é realmente urgente.

Comecei listando todas as minhas tarefas e depois me perguntando em relação a cada uma delas:

Porque esta atividade foi urgente?

Como eu poderia ter prevenido a urgência dessa atividade?

Que atividades poderia planejar para evitar essa urgência?

Posso delegar essa atividade?

Essas são uma das sugestões que o livro oferece para transformar uma atividade que era urgente, em uma tarefa importante prevenindo, assim, que a urgência aconteça novamente.

E a melhor maneira de prevenir as urgências é o planejamento.

Abaixo, algumas outras dicas do livro para você diminuir a esfera da urgência

  • Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes e, individualmente ou com sua equipe, aja para reduzir os riscos,
  • Quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas práticas para evitar que ela apareça de novo nessa esfera;
  • Se possível, tente delegar a urgência a alguém que possa ajudá-lo;
  • Aja imediatamente diante da urgência, não deixe que ela se transforme em uma catástrofe;
  • Resolva sua urgência e reveja suas prioridades do dia para não ficar sobrecarregado.

E como mensagem final do livro, ele fala que devemos assumir a responsabilidade por nossa vida e começar a transformar a nossa tríade na ideal! Assumir uma postura mais assertiva e proativa, agir para conseguir o que desejamos e ter confiança no que fazemos.